LMS auswählen: Kriterienkatalog und Checkliste

Viele Organisationen wählen ihr LMS nach der eindrucksvollsten Vorführung. Ein halbes Jahr später stellt sich heraus, dass die Autoren mit dem Werkzeug nicht zurechtkommen, die Anbindung an das Personalsystem fehlt oder Teilnehmer auf dem Telefon nicht weiterkommen. Der Grund ist fast immer derselbe: Die Anforderungen waren nicht klar, bevor die Anbieter kamen.

Eine gute Auswahl beginnt deshalb mit drei Fragen. Was soll sich in einem Jahr messbar verbessert haben? Wer lernt, wer erstellt Inhalte, wer verwaltet? Und welche Bedingungen sind nicht verhandelbar, etwa der Datenstandort, die Barrierefreiheit oder eine bestimmte Schnittstelle?

Die folgende Tabelle ordnet die wichtigsten Kriterien. Passen Sie die Gewichtung an Ihre Lage an; eine Hochschule gewichtet Prüfungen und Campusanbindung höher, ein Unternehmen Zuweisung und Nachweis.

Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien. Erfüllt ein Anbieter eines nicht, scheidet er aus, egal wie gut der Rest ist. Typische Muss-Kriterien sind die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO oder eine zwingend nötige Anbindung.

Soll-Kriterien werden gewichtet und bewertet, etwa auf einer Skala von null bis drei. Multiplizieren Sie Bewertung und Gewicht und addieren Sie. Kann-Kriterien sind angenehme Zugaben; sie entscheiden nur bei Gleichstand. Halten Sie die Liste kurz: Zwanzig gut gewählte Kriterien sind aussagekräftiger als zweihundert, die niemand ernsthaft prüft.

Kein Vergleich auf dem Papier ersetzt den Test mit eigenen Inhalten. Nehmen Sie zwei oder drei echte Kurse, darunter einen, der heute als Präsentation oder PDF vorliegt, und lassen Sie Ihre eigenen Autoren daraus Kurse bauen. Lassen Sie eine kleine Gruppe echter Teilnehmer lernen, am Rechner und am Telefon.

Messen Sie dabei nüchtern: Wie lange hat die Erstellung gedauert? Wie viele Teilnehmer haben den Kurs abgeschlossen? Welche Fragen kamen beim Support an? Was sagen die Autoren nach der ersten Woche? Solche Beobachtungen sind belastbarer als jede Funktionsliste.

Prüfen Sie früh, welche Dienste der Anbieter einsetzt und wo sie arbeiten, besonders bei KI-Funktionen wie Sprachmodellen, Sprachausgabe und Spracherkennung. Fragen Sie nach dem Verzeichnis der Unterauftragnehmer und danach, was an diese Dienste übermittelt wird.

Ebenso wichtig ist der Ausstieg. Lassen Sie sich zeigen, wie Kurse, Teilnehmerdaten und Nachweise exportiert werden und in welchen Formaten. Ein System, aus dem man nicht herauskommt, wird mit jedem Jahr teurer. Rechnen Sie schließlich die Gesamtkosten: Lizenz, Einführung, Anbindungen, Inhaltserstellung, Verbrauch für KI-Funktionen und den internen Aufwand für Betrieb und Support.

Universe lässt sich ohne Vertrag ausprobieren: Ein Probekurs läuft ohne Konto, und ein Probe-Autorenkonto erlaubt es, eine eigene Präsentation hochzuladen und daraus einen Kurs bauen zu lassen; das Konto verschwindet nach einem Tag. Module sind einzeln buchbar, Exporte als JSON, PPTX, PDF und CSV sowie SCORM-Pakete sind vorgesehen.